Przechowywanie dokumentacji AML: po co, co i jak długo
W AML dokumentacja nie jest dodatkiem do procesu.
Jest dowodem, że proces w ogóle istniał.
Instytucja może mieć poprawne systemy, doświadczony zespół i dobre intencje, ale jeżeli nie potrafi tego wykazać w dokumentach, z perspektywy kontroli AML nie działał.
Ta lekcja wyjaśnia:
- jaką dokumentację trzeba przechowywać,
- jak długo i od kiedy liczy się okres retencji,
- oraz dlaczego regulator interesuje się nie tylko danymi klienta, ale też tokiem myślenia instytucji.
PODSTAWA PRAWNA
Art. 49 ust. 1
Instytucje obowiązane przechowują przez okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej:
1) uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego kopie
dokumentów i informacje, w tym informacje uzyskane za pomocą środków
identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania umożliwiających
identyfikację elektroniczną w rozumieniu rozporządzenia 910/2014;
2) dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji,
obejmujące oryginalne dokumenty lub kopie dokumentów konieczne do
identyfikacji transakcji.
Ten przepis mówi wprost, co musi być przechowywane i od kiedy liczy się okres retencji.
Chodzi nie tylko o dokumenty klienta, ale o wszystkie informacje i dowody powstałe w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego — chodzi tutaj o cały AML’owy ślad relacji lub transakcji.
Kluczowe jest to, że 5 lat liczymy od zakończenia relacji albo od transakcji okazjonalnej, a nie od ostatniej aktualizacji dokumentów czy analizy.
Jeżeli dokument był używany w procesie AML — podlega przechowywaniu.
Art. 49 ust. 2
Instytucje obowiązane przechowują wyniki analiz, o których mowa w art. 34 ust. 3, przez okres 5 lat, licząc od dnia ich przeprowadzenia.
Zwróć proszę uwagę, że ten ustęp uzupełnia ust. 1 i zamyka częstą lukę praktyczną. Ustawa wymaga przechowywania wyników analiz AML, a nie tylko danych wejściowych.
To oznacza, że retencją objęte są m.in.:
- oceny ryzyka klienta lub transakcji,
- notatki analityczne,
- uzasadnienia decyzji AML,
- wnioski końcowe z analizy.
Regulator nie chce widzieć tylko „co zebraliście”, ale jak doszliście do decyzji.
Art. 49 ust. 3
Przed upływem okresu, o którym mowa w ust. 1 i 2, po dokonaniu oceny konieczności i proporcjonalności dalszego przechowywania, Generalny Inspektor może zażądać przechowywania dokumentacji, o której mowa w ust. 1 i 2, przez kolejny okres nie dłuższy niż 5 lat, licząc od dnia, w którym upływa okres, o którym mowa w ust. 1 i 2, jeżeli jest to konieczne w celu zapewnienia prawidłowości prowadzonych postępowań w sprawach dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu lub na potrzeby postępowania karnego
Art. 49 jasno pokazuje, że dokumentacja AML nie jest archiwum danych, nie ogranicza się do KYC i nie kończy się na onboardingu.
Jej celem jest możliwość odtworzenia procesu decyzyjnego AML po latach — dokładnie tak, jak wyglądał w momencie podejmowania decyzji.
REAL TALK SECTION
Częsty błąd jaki obsweruje się w instytucjach finansowych to myślenie z cyklu:
„To było oczywiste, więc nie trzeba było tego zapisywać.”
Z perspektywy kontroli oczywiste rzeczy nie istnieją, jeśli nie są udokumentowane. Z drugiej strony błędem jest również myślenie typu:
„Mamy dokumenty klienta, więc jesteśmy bezpieczni.”
Niestety nie jest to prawda.
Regulator pyta jak oceniliście ryzyko, dlaczego podjęliście taką decyzję, kto ją podjął i na jakiej podstawie.
W tym temacie akurat lepiej dmuchać na zimne i stosować poniższą zasadę.
Dokumentuj nie tylko dane, ale proces myślenia.