Procedura AML jako kręgosłup całego systemu
W tej lekcji wyjaśniamy, dlaczego procedura AML jest centralnym elementem całego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Procedura AML nie jest formalnym załącznikiem „na wypadek kontroli”, lecz dokumentem, który spina wszystkie obowiązki AML w jeden spójny mechanizm działania.
Bez procedury AML pozostałe obowiązki istnieją wyłącznie teoretycznie.
PODSTAWA PRAWNA
Przeczytaj proszę uważnie poniższy zapis Ustawy AML.
Art. 50 ust. 1
Instytucje obowiązane wprowadzają wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zwaną dalej „wewnętrzną procedurą instytucji obowiązanej”. Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej podlega bieżącej weryfikacji oraz w razie potrzeby aktualizacji.
Ten przepis wprost nakłada obowiązek posiadania wewnętrznej procedury AML.
Nie chodzi o formalne „posiadanie dokumentu”, ale o opisanie realnego sposobu wykonywania obowiązków AML w instytucji.
Procedura musi być również na bieżąco weryfikowana i aktualizowana, co oznacza, że powinna nadążać za zmianami w ryzyku, modelu biznesowym i organizacji.
Art. 50 ust. 2
Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej określa, z uwzględnieniem
charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności, zasady postępowania
stosowane w instytucji obowiązanej i obejmuje w szczególności określenie:
1) czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania
pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania
zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
2) zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania
terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją
okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej
oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
3) środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym
ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi
stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;
4) zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
5) zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
6) zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu
Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
7) zasad upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy
z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu
terroryzmu;
8) zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych
naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz
finansowaniu terroryzmu;
9) zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji
obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz
finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi
w wewnętrznej procedurze;
10) zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi
w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami
o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy;
11) zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją
tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych
w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej
zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.
Ustawa nie oczekuje checklisty oderwanych punktów. Oczekuje, że procedura pokaże ciągłość procesu AML — od identyfikacji ryzyka, przez stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, po raportowanie, szkolenia i kontrolę wewnętrzną. Lista elementów w art. 50 ust. 2 to szkielet systemu, który musi być dostosowany do charakteru, skali i złożoności działalności instytucji.
Art. 50 ust. 3
Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej lub jej aktualizacja, przed wprowadzeniem do stosowania, podlega akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla.
Ten przepis wyraźnie wiąże procedurę AML z odpowiedzialnością zarządczą.
Procedura nie jest dokumentem compliance’owym, tylko elementem systemu zarządzania ryzykiem ML/TF.
Akceptacja przez kadrę kierowniczą oznacza, że procedura staje się oficjalnym sposobem działania instytucji, a nie inicjatywą jednego zespołu.
Podsumowując, Art. 50 ustawy AML: nie narzuca jednej „właściwej” formy procedury, ale wymaga, aby była ona:
- spójna,
- dostosowana do profilu instytucji,
- możliwa do realnego stosowania.
Procedura AML ma opisywać jak AML faktycznie działa, a nie jak powinien działać w teorii. Dodatkowo, mimo tego, że nie została wypisana jego treść, warto wspomnieć również o Art. 51 ustawy AML. Artykuł ten rozszerza obowiązek posiadania procedury AML na poziom grupy kapitałowej, jeżeli instytucja obowiązana wchodzi w takiej skład.
REAL TALK SECTION
Najczęstszy błąd to traktowanie procedury AML jak dokumentu compliance, a nie narzędzia operacyjnego.
Regulator nie będzie sprawdzał, czy procedura „ładnie wygląda”. Sprawdza, czy pracownicy faktycznie działają zgodnie z nią i czy decyzje AML da się na niej oprzeć. Procedura, która istnieje tylko w pliku PDF, nie chroni instytucji.
W praktyce podczas kontroli bardzo szybko wychodzi, czy procedura jest „żywa”, czy była pisana wyłącznie „na wypadek kontroli”.